社員10人の会社で、5人が2時間の会議に出れば、のべ10時間。

人件費に換算すると、その会議は数万円のコストです。それだけ払って「何も決まらなかった」としたら、これほど高い買い物はありません。会議が長いのは、参加者の能力の問題ではなく、設計の問題です。今回は30分で決まる会議のつくり方を解説します。

長い会議の共通点は3つ

支援先で長い会議を観察すると、原因はほぼ3つに集約されます。第一に、報告に時間の大半を使っている。第二に、何を決める会議なのかが決まっていない。第三に、決め方(誰がどう決めるか)が決まっていない。裏を返せば、この3つを設計すれば会議は短くなります。

対策1:報告は会議でしない

会議時間の6〜7割は報告です。しかし報告は「読めば分かる情報」であり、全員を拘束して口頭で共有する必要はありません。数字や進捗は事前にA4・1枚(または共有のチャットやシート)で配り、会議は「読んだ前提」で始める。これだけで会議は半分になります。

「事前に読んでこない人がいる」という反論が必ず出ますが、対処は簡単で、冒頭5分を黙読タイムにすることです。読む文化は、仕組みで作れます。

対策2:議題は「決めること」の形で書く

「販売状況について」という議題からは何も決まりません。「A商品の値上げ幅を8%にするか10%にするか決める」なら、30分で決まります。議題は必ず「〜を決める」の形で事前に書き出す。決めることがない週は、会議自体を中止していい。会議は開催が目的ではないからです。

対策3:決め方を先に決めておく

議論が煮詰まったとき、最後にどう決めるのかが曖昧だと、会議は「持ち越し」で終わります。実務では次のルールが機能します。担当者が案を出し、意見を聞き、最後は決裁者が決める。全員一致は目指さない。そして決まったことは「誰が・何を・いつまでに」の形で記録する。この1行の記録がない会議は、翌週また同じ議論を繰り返します。

社長が一番の「会議延ばし」であることも

耳の痛い話ですが、会議を長くしている最大の要因が社長自身、というケースは珍しくありません。話が脱線する、その場で新しい議題を追加する、決めたことを翌週ひっくり返す。心当たりがあれば、まず社長が議題の形式とタイムキープを守ることです。会議文化は、トップの振る舞いのコピーです。

まとめ

報告を会議から外す、議題を「決めること」で書く、決め方と記録のルールを持つ。この3つで、会議は2時間から30分になります。浮いた時間は、顧客と現場のために使ってください。

当社では、会議体の設計を含む業務プロセス改革・BPO支援を行っています。「会議ばかりで仕事が進まない」とお感じの経営者様は、お問い合わせページからお気軽にご相談ください。